Le lecteur tient une feuille de notation

Une réponse technique est rédigée comme si quelqu’un allait la lire. Personne ne la lira comme ses auteurs l’imaginent. Un comité la notera, un critère coté à la fois, chaque évaluateur muni d’une feuille qui précise ce qui rapporte des points et ce qui n’en rapporte pas. Chaque paragraphe fait bouger un chiffre sur cette feuille, ou consomme une page qui aurait pu le faire.

Les règles fédérales ramènent l’enjeu à de l’arithmétique. Une clause d’évaluation fédérale normalisée fixe la séquence. Une soumission qui ne satisfait pas à un critère obligatoire n’est pas recevable. Une soumission qui n’atteint pas le minimum de points n’est pas recevable. Parmi les soumissions qui restent, celle qui obtient la note combinée la plus haute sur le plan du mérite technique et du prix est recommandée pour l’attribution. La pondération est fixée d’un appel d’offres à l’autre; dans l’exemple que donne la clause elle-même, le mérite technique compte pour soixante pour cent. La note technique la plus élevée ne l’emporte pas d’office. Le prix le plus bas non plus.

Ce que l’évaluateur peut noter est plus étroit que ce que la firme sait. Un appel d’offres fédéral le dit sans détour : seule la documentation fournie avec la proposition sera évaluée. La réputation de la firme, le souvenir qu’a l’évaluateur d’un projet passé, l’explication que l’équipe donnerait autour d’une table : rien de cela n’atteint la feuille de notation si ce n’est pas écrit dans la réponse.

Cinq façons dont une firme solide rédige une réponse perdante

1.La réponse organisée autour de la firme

Les firmes rédigent dans l’ordre où elles se voient elles-mêmes : historique, compétences, projets, personnes. Les évaluateurs notent dans l’ordre de la grille. Quand les deux ordres diffèrent, l’évaluateur doit fouiller la réponse pour trouver la preuve que demande chaque critère. Une preuve que l’évaluateur doit chercher est une preuve qui risque de ne pas être trouvée.

2.L’affirmation sans la preuve

« Vaste expérience dans des bâtiments institutionnels occupés » ne rapporte rien à elle seule. Un critère coté demande quelque chose que l’évaluateur peut vérifier : le projet, sa valeur, ses dates, le rôle de la firme, la personne qui l’a dirigé, ce qui était difficile et la façon dont on l’a résolu. Une affirmation qui ne renvoie pas à cette preuve dépense le budget de pages sur un adjectif.

3.L’exigence reformulée en guise de réponse

Répéter l’exigence à l’évaluateur est le remplissage le plus courant des réponses fédérales, parce que c’est le paragraphe le plus facile à écrire. Il ne rapporte rien. L’évaluateur a lui-même rédigé l’exigence. Ce qu’il lui faut, c’est la façon dont cette équipe y satisfait, dès la première phrase, avec la preuve juste derrière.

4.Des pages dépensées là où elles semblent importantes

Une limite de pages est un plafond, pas une indication. Un appel d’offres fédéral est catégorique : tout contenu au-delà du maximum de pages ne sera pas pris en compte. Les équipes en mettent trop dans la présentation de la firme, la section qu’elles connaissent le mieux, et manquent de place pour le critère de méthodologie qui rapporte le plus de points. Des pages réparties selon le confort sont des pages enlevées aux critères qui décident de la note.

5.Compter sur la demande de précisions

Les autorités fédérales peuvent demander des précisions pendant l’évaluation, sans y être tenues, et les équipes rédigent parfois comme si une lacune pouvait s’expliquer plus tard. Elle ne peut pas être comblée plus tard. Le Tribunal canadien du commerce extérieur a décrit une précision comme l’explication d’un aspect existant d’une proposition. Une modification qui révise la soumission sur le fond n’est plus une précision : c’est une correction de la soumission après la clôture, et elle n’est pas permise. Ce que la réponse ne dit pas à la clôture, elle ne le dira jamais.

Un évaluateur ne peut pas accorder de point pour une preuve que la réponse n’a pas fournie.

Pourquoi la rédaction appartient au responsable

La rédaction est généralement confiée à qui a le temps, et le responsable lit une version presque finale la veille. C’est le monde à l’envers. Un rédacteur peut rendre une réponse claire. Seul le responsable peut décider sur quels projets la firme fondera sa démonstration, quelles personnes elle nommera et quelles affirmations elle assumera pendant toute la durée du contrat. Ces décisions sont la réponse. La prose vient après.

Les maîtres d’ouvrage ont aussi un intérêt dans cette affaire. Une évaluation ne vaut que la preuve qu’on lui présente. Une firme compétente qui rédige une réponse faible est une firme compétente que le maître d’ouvrage ne peut pas retenir, et le bassin se rétrécit pour des raisons qui n’ont rien à voir avec la capacité de construire.

La réponse est la seule version de la firme que l’évaluateur rencontre.

Une discipline de rédaction : six contrôles

01
Bâtir d’abord la matrice de conformité. Chaque critère obligatoire et chaque critère coté, ses points, son allocation de pages et la section qui y répond. La matrice est le plan. Rien n’est rédigé en dehors d’elle.
02
Répartir les pages selon les points. Répartir le budget de pages selon les points que porte chaque critère avant que quiconque écrive un mot. Ne modifier la répartition que pour une raison énoncée.
03
Calquer la grille. Même numérotation, mêmes titres, même séquence que les critères d’évaluation. L’évaluateur doit trouver chaque réponse exactement là où la feuille lui dit de regarder.
04
Répondre d’abord, prouver ensuite. Chaque section s’ouvre sur la façon dont l’équipe satisfait au critère. Le projet, la valeur, les dates, le rôle et la personne responsable nommée suivent. Une affirmation qui ne peut pas être prouvée dans la réponse en est retirée.
05
La noter à froid avant le dépôt. Un réviseur qui n’a pas rédigé la réponse la note au regard de la grille, critère par critère, comme le ferait un évaluateur. C’est sa note, et non la confiance des auteurs, qui montre où se perdent les points.
06
Faire confirmer chaque fait par celui qu’il décrit. Chaque valeur, chaque date et chaque rôle est confirmé par écrit par la firme ou la personne concernée avant le dépôt. Un chiffre qu’une référence contredit coûte plus cher que les points qu’il devait rapporter.

Écrire pour l’évaluateur, pas pour la brochure

Les évaluateurs ne sont pas le public qu’imagine une équipe de marketing. Ce sont des spécialistes techniques qui examinent plusieurs réponses à l’aide de la même feuille, à la recherche de la preuve que la grille leur demande de trouver. Ils récompensent la réponse qui leur facilite ce travail : numérotée selon la grille, sobre dans ses affirmations, précise dans ses preuves.

Le fini qui les ralentit coûte des points. Une image de couverture, un énoncé de mission, une page d’historique : chacun est une page que l’évaluateur tourne en chemin vers le critère. Un tableau sobre qui lui permet de confirmer une exigence en dix secondes rapporte davantage qu’une double page soignée qui l’oblige à chercher.

Lectures complémentaires

L’équipe avant la soumission porte sur l’étape qui précède celle-ci : le choix des personnes et des projets que la réponse devra prouver. Le dernier kilomètre porte sur l’étape qui la suit : le fichier qui doit arriver et s’ouvrir avant que quoi que ce soit ne soit noté. Ce que la grille d’évaluation ne voit pas examine le même instrument du point de vue du maître d’ouvrage.

La lecture fiduciaire

Une réponse technique, c’est la capacité d’une firme traduite en preuves, sous une limite de pages, contre une échéance. C’est dans cette traduction que les firmes solides perdent. Non pas faute d’expérience, mais parce que la réponse n’a pas placé cette expérience là où l’on avait dit à l’évaluateur de regarder.

Une matrice, un budget de pages, une grille calquée, une réponse dès la première phrase, une notation à froid et des faits confirmés coûtent quelques jours à une équipe de soumission. L’autre issue, c’est une firme compétente notée comme une firme ordinaire.

Écrire pour la feuille de notation.

Luc Simard
LSPP Solutions