Le travail se termine au téléversement

Une réponse fédérale, ce sont des mois de travail comprimés en un seul fichier et une seule matinée. Les équipes planifient le contenu avec soin : les projets représentatifs, les curriculum vitæ, l’analyse des risques, les signatures de clients obtenues jusqu’au dernier jour. Peu d’entre elles planifient le dépôt avec le même soin. On le traite comme une formalité. Quelqu’un se connecte, joint le document et soumet.

C’est là que se trouve l’asymétrie. Une section faible obtient une note faible. Un dépôt raté n’obtient rien. Aucun point partiel n’est accordé pour une réponse que le Canada ne peut pas ouvrir, qu’il n’a pas reçue ou qu’il a reçue deux fois. L’évaluation ne commence jamais.

Une part croissante des appels d’offres fédéraux passe désormais par AchatsCanada, sur SAP Ariba, et leurs clauses de transmission sont franches sur la question de savoir qui porte ce risque. Qu’on en lise une attentivement, et la réponse est claire : le Canada n’assume aucune responsabilité pour les défaillances de transmission ou de réception. C’est le répondant qui les porte.

Cinq façons de perdre une réponse terminée

1.L’accusé de réception qui ne prouve rien

Le portail confirme la soumission, et cette confirmation se lit facilement comme une preuve. Elle n’en est pas une. Le libellé actuel des appels d’offres fédéraux énonce la limite sans détour : l’accusé de réception ne confirme ni que les pièces jointes s’ouvrent, ni que leur contenu est lisible. Une exportation corrompue, un fichier qui s’ouvre sur le poste de son auteur et nulle part ailleurs : l’accusé de réception arrive quand même. Le répondant apprend le contraire quand il n’y a plus rien à faire.

2.La deuxième réponse

Lorsqu’un appel d’offres limite chaque répondant à une seule réponse, il faut lire ce qu’il fait d’une deuxième. Dans le libellé fédéral actuel, la conséquence n’est pas que la deuxième soit écartée. C’est que toutes les réponses de ce répondant soient rejetées. Une deuxième réponse se crée facilement sous pression : un fichier corrigé téléversé comme nouvelle réponse plutôt que comme révision de la première. Le portail prévoit une voie de révision pour les modifications apportées avant la clôture. Ce doit être la seule utilisée.

Le choix du compte importe pour la même raison. La réponse est déposée à partir du compte du répondant lui-même. Pas celui d’un membre de l’équipe, ni l’accès personnel de qui que ce soit.

3.Le fichier dont personne ne peut répondre

En fin de course, les versions se multiplient : la copie de révision, la copie qui porte la dernière signature, la copie qu’un partenaire a réenregistrée pour y ajouter une note. Le jour du dépôt, la question de savoir quel fichier a été approuvé trouve souvent sa réponse dans la mémoire de quelqu’un. La mémoire n’est pas un contrôle.

Une empreinte cryptographique en est un. L’empreinte SHA-256 du fichier approuvé, consignée au moment de l’approbation et vérifiée de nouveau sur l’ordinateur de dépôt, règle la question en quelques secondes et sans débat. Toute modification après l’approbation produit une nouvelle empreinte, et seule la plus récente compte. Réenregistrer le fichier, l’imprimer en PDF ou le compresser en change l’empreinte. Le fichier est téléversé exactement tel qu’il a été approuvé.

4.La modification que personne n’a annoncée

Un appel d’offres fédéral peut préciser que le Canada n’avisera pas les répondants lorsqu’il en modifie les documents. Les modifications, tout comme les réponses aux questions des autres répondants, sont affichées dans l’événement. Il revient au répondant de les trouver. Une équipe qui a consulté l’événement pour la dernière fois une semaine avant la clôture dépose peut-être sa réponse sur un appel d’offres qu’elle n’a pas lu en entier. La dernière vérification se fait le matin du dépôt.

5.L’échéance traitée comme une cible

Le système refuse toute soumission après la minute de clôture. Certains appels d’offres prévoient un recours en cas de difficultés techniques, mais il faut en lire la condition. Dans le libellé fédéral actuel, ce recours s’applique lorsque la transmission a commencé avant la clôture, et il repose sur le fait que le répondant a communiqué avec le Canada avant la clôture, ou que les propriétés électroniques du fichier démontrent qu’il était prêt à temps. Une équipe qui commence son téléversement vingt minutes avant la clôture ne s’est laissé ni le temps d’établir ce contact, ni la marge nécessaire pour se rattraper.

Une section faible obtient une note faible. Un dépôt raté n’obtient rien.

Pourquoi ce risque appartient au responsable

Le risque du dépôt est généralement délégué en même temps que l’accès au portail. Il ne devrait pas l’être. La personne au clavier exécute le dépôt. Le responsable qui pilote la démarche en porte l’échec, parce que chacune des cinq défaillances décrites plus haut relève du processus et non de la compétence, et que le processus se fixe au sommet.

Les maîtres d’ouvrage ont aussi un intérêt dans cette affaire. Une équipe qualifiée perdue au téléversement est une équipe qualifiée que le maître d’ouvrage n’aura jamais l’occasion d’évaluer. Le bassin se rétrécit pour des raisons qui n’ont rien à voir avec la capacité.

Les contrôles ne coûtent presque rien. La perte qu’ils préviennent est totale.

Une discipline de dépôt : six contrôles

01
Prendre l’empreinte du fichier approuvé. Consigner son SHA-256 à l’approbation et le vérifier de nouveau sur l’ordinateur de dépôt. Sous Windows : certutil -hashfile [fichier] SHA256. Sur Mac : shasum -a 256 [fichier].
02
Répéter la veille. Amener la personne chargée du dépôt jusqu’à la page de réponse en passant par les préalables, sans rien joindre ni soumettre. La répétition valide l’accès un jour d’avance et fait voir chaque question, chaque champ obligatoire et l’emplacement de la pièce jointe.
03
Arrêter chaque réponse par écrit, d’abord. Les captures d’écran de la répétition sont transmises au responsable, qui confirme chaque réponse et l’emplacement du fichier avant que quoi que ce soit ne soit saisi. Rien n’est improvisé le jour du dépôt.
04
Déposer le matin. Une cible fixée plusieurs heures avant la clôture transforme une panne du système en simple contretemps plutôt qu’en disqualification.
05
Ouvrir la pièce jointe dans le portail avant de soumettre. C’est la seule vérification que l’accusé de réception ne fait pas.
06
Rédiger le protocole de défaillance avant d’en avoir besoin. Dans l’ordre, et le tout avant la clôture : le service d’assistance, avec un numéro de billet; un message à l’autorité contractante par la messagerie de l’événement, précisant ce qui s’est produit, à quel moment, et le numéro de billet; puis le responsable.

Préparer la personne au dépôt comme une spécialiste

La personne au clavier est souvent l’utilisatrice la plus expérimentée du portail dans l’équipe. Lui remettre une liste de vérification clic par clic cause deux torts. La liste se lit comme un jugement sur sa compétence. Et elle enfouit les quelques éléments propres à ce dépôt sous des instructions que cette personne connaît déjà.

La meilleure consigne est plus courte. Elle ne contient que ce que l’expérience ne peut pas apprendre : les numéros de référence, les conditions de cet appel d’offres qui entraînent un risque de rejet, la façon dont le fichier est contrôlé, et les moments où la personne au dépôt et le responsable font le point, chacun avec sa raison d’être. Les gens d’expérience suivent les contrôles qu’ils comprennent. Ils font peu de cas des instructions écrites pour quelqu’un d’autre.

Lectures complémentaires

Ce que la grille d’évaluation ne voit pas examine comment la capacité disparaît à l’intérieur d’une évaluation. Le présent texte porte sur l’étape qui la précède : le fichier qui doit arriver, s’ouvrir et être pris en compte avant qu’une grille ne s’applique. L’approvisionnement fédéral en construction : guide de terrain pour les maîtres d’ouvrage et les entrepreneurs généraux cartographie le terrain en amont des deux. Écrit pour être noté porte sur l’étape qui précède le téléversement : rédiger la réponse que la grille notera.

La lecture fiduciaire

Une démarche consacre des mois à constituer la preuve de sa capacité, et une matinée à la livrer. La matinée mérite la même discipline que les mois. Elle porte les mêmes enjeux, sans aucune seconde chance.

Une empreinte, une répétition, un dépôt en matinée et un protocole de défaillance écrit ne coûtent presque rien à une équipe. L’autre issue, c’est une réponse terminée qui n’a jamais été évaluée.

Le dépôt est le dernier geste du travail.

Luc Simard
LSPP Solutions